仕事観

FAX送付状って書いてる? 手書きできるならちょっとこだわってみる

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ファックスを送信するとき「送付状」ってつけて送っていますか。

小売業の人は客注を受けたりしたときにファックスを送るかもしれませんが……
正直そういうときはいちいち送付状を付けずに送ったりしています。

でも、取引先からアンケートなどの回答をお願いされていたり、大切な書類を送付するときもたまにあります。
そういうときはかんたんに送付状をつけたりすることもしています。

こういうものにはあらかじめフォーマットが用意されていたりするものだけれど……
宛先によってデザインを変えてみたりするのもいいかもしれないです。

「FAX送付状」の書き方

「FAX送付状」を送ることで、どこの誰がどんな内容のファックスを送信したかが一目でわかります。
だいたい書くことは決まっていて、中でも「差出人情報」「送信枚数」はぜったい書いておいたほうがいいと個人的には思います。

「FAX送付状」は主に以下の構成で書かれていることが多いです。

  • 日付
  • タイトル
  • 宛先情報
  • 差出人情報
  • 送信内容
  • 送信用紙枚数

順番にいってみましょう。

日付

ファックスを送信した日付の記載です。
ファックスって、原稿は手元に残るから、ちゃんと日付を書いていれば「この日に送った」という証拠になるんですよね。

しっかりわかりやすく書いておくべきです。

タイトル

「FAX送信のご案内」とか「FAX送付のご案内」とか……
とりあえずタイトルです。

宛先情報

誰に宛てたファックスなのかをしっかり明記します。

役職のある人には役職名、ない人には「様」
とくに担当の人がわからない場合は「ご担当者様」など。

会社や部署へ送る場合は「御中」ですね。

差出人情報

自分のことですがここで大切なのは「電話番号・ファックス番号・担当者名」をちゃんと書いておくことです。

何かあったときの問い合わせ先、返信先がちゃんとわかるようにしておくのです。

送信内容

どんなファックスを送信したのかという内容を書く通信欄です。
ご挨拶や送信したものへの補足事項などを書くこともあります。

送信用紙枚数

ファックスした用紙の枚数は必ず明記します。

なぜなら一見こちらからは「本当にちゃんとファックスが送信できたのか」がわからないから。

紙詰まりや用紙切れ、通信の不具合などでちゃんと送れていないこともあります。
3枚送ったのに2枚しか送れていなくて、一番肝心な内容が伝わっていなかった、なんてことも。

なので「以上○枚(本紙含む)」と書いておくことで、相手に用紙が全部行き渡っているかを確認してもらいます。

「FAX送付状」は手書きでもオーケー

「FAX送付状」は会社によってはあらかじめパソコンの中にフォーマットがあったりして……
そこに必要事項を記入していけばオーケーなことが多いと思います。

もし、決まったフォーマットがなければ、手書きで必要事項を書いても大丈夫です。

必要な情報を書いて送るので十分ですが……
せっかくだから送る相手によってデザインや添える文章を変えてみてもいいかもしれませんね。

送る相手の会社の扱っている商品やキャラクターを描いたり、最近お世話になったことへのお礼を書いたり……

事務的なやりとりの中でここまでする人ってあんまりいないかもしれませんが……
顔も名前もわかる取引先の人だったら、ちょっと心に寄り添うお便りにしたいと私は思っちゃいます。

あの人に送るファックスにはぜひ送付状を

すぐに送らなければならないファックスであれば、もちろん簡素な送付状で十分です。

でも、いつもお世話になっている「あの人」に送るのであれば……
少しの遊び心、少しの気遣い。

そういうのもいっしょに届けられるのも送付状かもしれません。

時と場合によって変化を出してみるといいですね。

それでは、今日も元気にいってらっしゃい〜!

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